Guide méthodo (1/3) : mode d’emploi pour le CSE en période de pandémie [MàJ le 13/05/2020]

Comment prévoir, dans chaque entreprise, les modalités de poursuite du dialogue social, au moyen d'une démarche adaptée qui pourra s’appliquer pendant toute la période d'urgence sanitaire ?

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• Guide méthodo (2/3) : négocier un accord d’entreprise en période de Covid-19
• Guide méthodo (3/3) : quelles dispositions prévoir dans les accords Covid-19 ?

Une règle d’or : pas de suspension des mandats des élus CSE pendant le confinement quelle que soit la situation dans laquelle se trouve l’entreprise : fermeture avec mise en activité partielle, télétravail ou continuité de l’activité… Et ce, y compris si l’élu CSE ou le délégué syndical, a son contrat de travail suspendu pour mise en activité partielle, arrêt maladie, ou arrêt pour garde d’enfants.

A noter : toutes les élections du CSE sont suspendues jusqu’à la fin d’une période de 3 mois après l’état d’urgence sanitaire. Les élus voient leur mandat prorogé et ils demeurent sont protégés pendant cette suspension.

I. Comment maintenir les relations entre le CSE et la direction de l’entreprise ?

Si les mandats se poursuivent, les conditions d’exercice sont profondément perturbées par les circonstances. Les outils numériques peuvent cependant aider à la poursuite du dialogue.

Comment continuer à tenir les réunions du CSE avec la direction ?

• La visioconférence : une solution à privilégier!

Même si le code du travail prévoit la possibilité de mettre en place des visioconférences, la plupart des CSE organisent les réunions en présentiel, en temps normal.

Les modalités d’une réunion en visioconférence peuvent être déterminées par accord d’entreprise. A défaut d’accord, l’employeur peut avoir recours à la visioconférence 3 fois par an au maximum.

Les articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail déterminent les conditions dans lesquelles le recours à la visioconférence doit se dérouler. Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La tenue de suspensions de séance est aussi possible si tous les membres arrêtent et reprennent au même moment la réunion.

Pendant la période de pandémie, l’usage de la visioconférence est autorisé même en l’absence d’accord d’entreprise au-delà des 3 fois par an maximum. Les modalités d’identification des membres et de la retransmission continue et simultanée restent applicables ainsi que la règle des suspensions de séance.

• Quels autres moyens sont possibles pour réunir le CSE en période d’urgence sanitaire?

L’ordonnance du 1er avril 2020, entrée en vigueur le 3 avril 2020, permet aussi de réunir le CSE en audioconférence ou par messagerie instantanée pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire.

Il s’agit là également d’une dérogation au Code du travail, l’objectif étant de maintenir autant que possible les réunions entre la direction et les membres du CSE. Un décret à paraître devra préciser les modalités d’utilisation de l’audioconférence ou de la messagerie instantanée. Concernant la messagerie instantanée, elle ne sera possible que si la visioconférence et l’audioconférence ne sont pas possible ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Le recours à l’une ou plusieurs des trois modalités dérogatoires de tenue des réunions à distance prévues par l’ordonnance est conditionné à « l’information préalable par l’employeur des représentants du personnel ».

Conseil CFTC : privilégier autant que possible la visioconférence, car c’est cette dernière qui présente le plus de garanties quant à la loyauté des débats (identification des interlocuteurs, retransmission simultanée). La loi n’interdit pas pour une même réunion l’utilisation de la visioconférence et de l’audioconférence, on pourrait donc très bien imaginer pour les élus qui ne disposent pas d’outils informatique de pouvoir assister à la réunion par téléphone.

• Les réunions présentielles sont-elles interdites ?

Les réunions présentielles du CSE ne sont pas interdites en période de confinement, mais elles devront respecter les conditions de sécurité sanitaire, notamment en termes de distanciation sociale. Ainsi l’employeur peut refuser la réunion en présentiel si les conditions de sécurité sanitaire ne sont pas réunies, y compris quand l’activité continue normalement et que les salariés se déplacent sur site pour travailler.

• L’employeur peut-il renoncer à tenir des réunions avec le CSE pendant toute la durée de la crise sanitaire ?

Si l’employeur refuse les réunions sans raison de sécurité valable et sans prouver qu’il ne peut pas recourir aux outils numérique, il s’expose à une sanction pour délit d’entrave : la vie de l’instance de représentation du personnel doit être certes adaptée mais elle ne saurait être arrêtée.

Comment préparer une réunion du CSE à distance ?

• Préparer l’ordre du jour

L’ordre du jour doit être préparé conjointement par la direction et le secrétaire du CSE.

S’agissant des consultations rendues obligatoires par la loi, notamment la mise en place de l’activité partielle, le président du CSE est autorisé à convoquer l’instance sur la base d’un ordre du jour unilatéral si aucun accord avec le secrétaire du CSE n’a pas été trouvé.

La préparation de l’ordre du jour n’impose pas une présence physique entre secrétaire et le président du CSE, des échanges mails et téléphoniques sont suffisants pour préparer conjointement l’ordre du jour.

Si l’accord collectif sur les modalités d’information du CSE ou le règlement intérieur de l’instance le prévoient, la discussion sur l’ordre du jour pourrait également être engagée avec le secrétaire adjoint, en cas d’indisponibilité du secrétaire du CSE.

• Envoi de l’ordre du jour et des informations nécessaires à la tenue de la réunion

Une fois que l’ordre du jour est établi il devra être envoyé à tous les membres du CSE titulaires et suppléants. Le fait de recourir à une visioconférence ou audioconférence ne permet pas d’obtenir la présence des suppléants à la réunion. Si la présence des suppléants peut être demandée, elle ne peut en revanche être imposée à l’employeur. Les informations nécessaires à la tenue de la réunion devront aussi être envoyées aux membres du CSE.

Concernant le respect des délais pour l’envoi des documents, nécessaires à la tenue de la réunion, la situation de crise sanitaire permet à l’employeur de les adapter.

L’employeur doit consulter et recueillir l’avis du CSE pour les modifications importantes de l’organisation du travail, le recours à l’activité partielle, les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos. Selon le questions-réponses du ministère du Travail, l’instance, pour ces matières, doit être informée de la tenue de la réunion au cours de laquelle elle sera consultée au moins 3 jours à l’avance.

A noter : pour les consultations relatives au chômage partiel, l’employeur peut vous consulter a posteriori. Le décret du 25 mars 2020 relatif à l’activité partielle publié le lendemain au JO a assoupli la procédure et permet à l’employeur de disposer d’un délai de deux mois pour vous consulter. Ce délai court à compter de la demande de chômage partiel.

• Les délais de consultation

L’Ordonnance n°2020-507 du 2 mai 2020, et du Décret n°2020-508 du 3 mai 2020 prévoient la réduction des délais de consultation du CSE et les conditions de recours à l’expertise. Sont concernées par ces délais de consultation toutes « les décisions de l’employeur qui ont pour objectif de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de Covid-19 ».

Attention : Certaines entreprises pourraient considérer que toutes les décisions prises, doivent permettre de faire face aux conséquences de l’épidémie. Il conviendra de veiller à ce que cette réduction des délais ne permette pas à la Direction de soumettre, dans ce contexte dérogatoire, tous les projets qu’elle souhaite sous couvert des conséquences de la crise sanitaire. Il appartient au CSE d’interroger la Direction sur les justifications du projet présenté, et sur ses attentes par rapport aux conséquences de la pandémie.

A noter : Le décret prévoit expressément que les projets de Plan de sauvegarde de l’emploi, les projets d’accord de performance collective et les consultations annuelles récurrentes ne sont pas soumis aux délais de consultation réduits.

Voici les nouveaux délais pour rendre un avis :

• Consultation d’un CSE unique sans désignation d’Expert : 8 jours pour rendre un avis au lieu d’un mois ;
• Consultation d’un CSE unique avec désignation d’un expert : 11 jours pour rendre un avis au lieu de 2 mois ;
• Consultation du CSE Central avec désignation d’un Expert : 12 jours pour rendre un avis au lieu de 2 mois ;
• Consultation du CSE Central et des CSE d’établissements avec désignation d’un Expert : les CSE d’établissements doivent rendent leur avis dans un délai de 11 jours et de 12 jours pour le CSE Central au lieu de 3 mois.

À l’issue de ces délais, s’il ne s’est pas exprimé, le CSE est réputé avoir rendu un avis défavorable. Ces délais dérogatoires sont applicables jusqu’au 23 août 2020 (date de fin de la période d’urgence sanitaire, laquelle est susceptible de prorogation par décision législative).

Ces délais peuvent être prorogés soit par accords collectifs, soit par décision judiciaire (si le CSE estime ne pas être suffisamment informé pour rendre un avis éclairé, il peut saisir le tribunal judiciaire selon la procédure dite accélérée au fond, article L.2312-15 du Code du travail). 

Concernant les expertises une fois le recours à cette dernière décidée par le CSE, l’expert dispose de 24 heures pour demander les informations nécessaires, et l’employeur dispose de 24 heures pour y répondre. Le rapport d’expertise doit être présenté 24 heures avant la fin du délai de consultation.

Conseil CFTC : Ces délais  sont très courts et risquent de rendre difficile le  recours à l’expertise pendant cette période. Si vous envisagez le recours à l’expertise, vous devez déjà au préalable en discuter en amont avec les autres élus à la lumière des documents reçus et de l’ordre du jour pour la préparation de la réunion afin d’être en mesure de prendre une décision rapidement. Si le recours à l’expertise vous apparaît nécessaire, vous pourrez ainsi procéder à sa désignation dès la première réunion et gagner du temps.

Il appartient au CSE d’interroger la Direction sur les justifications du projet présenté, et sur ses attentes par rapport aux conséquences de la pandémie.

• Le jour de la réunion

La réunion commencera par l’identification de tous les interlocuteurs, et la vérification des absents et les présents, de la qualité de titulaire et de suppléant ainsi que de la qualité de la connexion. Cette étape est très importante, il conviendra de trouver un moyen qui permettra notamment pour les personnes utilisant l’audio conférence de prouver leur identité. Les décrets à venir donneront peut-être des précisions.

En cas d’indisponibilité du secrétaire du CE, il faudra déterminer un secrétaire de séance qui sera également en charge de rédiger un procès-verbal par la suite.

Le président du CSE devra aussi être vigilant dans l’accès à la prise de parole notamment pour les élus en audio conférence. Pour la suite, il suffira de suivre le déroulé de l’ordre du jour. Comment procéder si des votes sont nécessaires pour rendre un avis lors d’une réunion à distance ?

S’agissant d’une réunion organisée par visioconférence, deux hypothèses doivent être distinguées :

• le vote intervient à main levée : le dispositif de visioconférence doit répondre aux exigences prévues par le Code du travail et rappelées ci-dessus (C. trav., art. D. 2315-1) ;
• les membres du CSE demandent un vote à bulletin secret : il sera dans ce cas de figure nécessaire de garantir l’anonymat du scrutin (C. trav., art. D. 2315-1 et D. 2315-2).

S’agissant d’une réunion organisée par conférence téléphonique ou messagerie instantanée, un décret à paraître devrait préciser les conditions dans lesquelles l’avis de l’instance pourrait être rendu.

II. Comment communiquer avec la collectivité de travail ?

• Garder le contact

Le CSE a aussi un rôle important à jouer pendant cette période particulière auprès des salariés. Il est primordial de garder le lien avec les salariés, même si ce n’est pas évident, d’autant que les risques d’isolement et les risques psychosociaux peuvent émerger dans cette situation de confinement général. Il ainsi est recommandé de communiquer avec eux.

Le CSE doit pouvoir garder contact avec les salariés et assurer l’envoi de mails aux salariés (même en l’absence d’accord collectif) afin de les informer de leur présence et de leur action, ainsi que pour pouvoir faire remonter problèmes et difficultés rencontrés par les salariés à la direction (isolement, problème d’accès à distance en cas de télétravail, modalités de mise en oeuvre de l’activité partielle), ou encore de les aider dans leur démarche.

Conseil CFTC: N’hésitez pas à mettre cette question du maintien du lien entre l’instance et la communauté de travail à l’ordre du jour d’une réunion CSE!

• Déplacements et heures de délégation

Si tout ou partie de l’entreprise n’est pas en confinement et travaille dans les locaux, les membres du CSE doivent pouvoir venir sur site et s’assurer que les principes de précautions sont réels et effectifs (c’est principalement dans ce cadre que le CSE pourrait utiliser son droit d’alerte).

Les membres du CSE doivent donc pouvoir utiliser leurs heures de délégation afin d’assurer ces missions. Aucune disposition ne l’exclut et a priori rien ne le limite dans la loi d’urgence ou les ordonnances.

Dans son questions/ réponses spécial covid-19, le ministère du travail  indique qu’en situation d’état d’urgence sanitaire, au regard de leurs attributions en matière de santé sécurité et condition de travail, les représentants du personnel et les délégués syndicaux doivent pouvoir continuer à exercer leurs missions à l’intérieur des entreprises dont l’activité n’est pas interrompue. Elles requièrent le maintien de leur liberté de circulation, reconnue d’ordre public.

Un tel déplacement sur site, qui ne peut être différé ou est indispensable à l’exercice des missions d’élu ou de délégué syndical, est regardé comme un déplacement professionnel. A ce titre, l’employeur délivre le justificatif de déplacement professionnel prévu en application de l’article 3 du décret du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19. 

En savoir plus

Pour ce qui est de la liberté de déplacement, elle devrait donc être assurée mais dans la limite des règles du confinement. Un membre du CSE souhaitant venir dans les locaux lorsque des salariés y travaillent toujours, devrait se voir délivrer une autorisation de déplacement de son employeur, même s’il est en télétravail ou en activité partielle.

En outre, la gestion de la crise sanitaire du Covid-19 pourrait constituer des circonstances exceptionnelles justifiant le dépassement du crédit d’heures.

• Activités sociales et culturelles

Le CSE peut en cette période avoir des situations compliquées à gérer des annulations de voyage, de prestations suspendues tels que les tickets cinéma et autres activités de billetterie.

Le CSE a toute latitude pour suspendre ses autres activités sociales et culturelles dans l’attente d’un retour à la normale.

Rien ne l’empêche de réajuster ses activités sociales et culturelles en fonction des besoins crées par cette situation notamment via des aides à la garde d’enfants ou des prestations de soutien scolaire.